如何借助AI於Google 上進行電郵合併?

 

如何借助AI於Google 上進行電郵合併?

 

用途:

-        系統根據已上載至Google sheet(Google 的試算表)內的資料，自動向不同學生發佈不同的內容。

 

 

舉例: 把以下文件內的成績分別根據指定的電郵發佈給相關的學生。

備註:

1.       文件內必須有電郵，否則系統不可能知道相關的電郵。

2.       以上用的例子的資料是使用試算表貯存的，建議使用GOOGLE SHEET，因為同屬Google，配合起來會更佳。

3.       合併電郵的功能需要撰寫電腦語言的程式碼，這電腦語言程式名Apps Script，這是專用於Google Sheets的。雖然也可自行於Google Sheets內自行撰寫，但如不懂得編寫相關程式的話，便無法操作。但現時可使用AI協助撰寫的，以下示範如何使用AI協助生成相關的Apps Script程式碼。

步驟:

1.       可使用任何生成式AI，ChatGPT、Google Gemini、Deepseek、豆包、千問等皆可以。指示詞(Prompt)是相同的。

-        不同的生成式AI輸出效果不同。

-        所有生成式AI亦不一定第一次輸出便能正確執行，如看不懂程式碼的話，亦無法除錯。要求AI重新生成便可以。

2.       以下使用Google Gemini作為例子。(留意，如無法使用的話，用其他AI也可以)

3.       上載相關EXCEL或CSV格式文件至Gemini

4.       上載完後，應是如下圖顯示:

5.     於以上的「輸入給Gemini的提示」輸入提示詞，如下: (可自行修改相關內容的)

提示詞:

這是學生的成績檔案。我想使用 Google Apps Script 透過電郵向學生發布成績。

請編寫一個 Apps Script 來生成包含以下內容的電郵：

1.     問候與開場白。

2.     各部分（中文、英文、數學）的分數以及平均分。

3.     給該學生的個人化評語。

4.     呼籲他們查看 Google Drive 中的題解 (solutions)，並在最後加上鼓勵的話語。

5.     以「必須要及時檢討錯誤」結尾，並署名為「你的老師」。

請在腳本中包含一個測試發送模組，以便我可以發送測試電郵給自己 (kwokwingsit@gmail.com)。

重要提示: 提示詞涉及的欄位名稱必須跟文件內完全一致，如不完全相同的話，生成式AI仍會猜估，但這就無法確保提取的資料是否正確了。

 

6.生成式AI會輸出相關的Apps Script (留意，以下的畫面是Deepseek 輸出的)。把以下的Script 複制下來。

 

7.     回到相關的Google Sheet 文件。選擇「擴充功能」內的「Apps Script」。

8.     會出現如下畫面，先刪除掉預設的程式碼。

9.     刪除後的畫面如下:

10.  把AI生成的Apps Script 貼在這裡。然後按「專案儲存」(執行按鈕左方的圖示)。

11.  儲存後，才能看到這段程式碼的各函式(functions)，先選擇「sendTestEmail」這函式。這是用以發出一封測試用的電郵。

12.  選擇後，按「執行」。

13.  如程式正常運作的話，由於要調用電郵程式，因此會出現需要授權的畫面，按「審查權限」。

14.  全選便可以。

15.  一切正常的話，很快便會出現以下畫面。檢查相關的電郵，查看是否已正常收到。

16.  一切正常的話，便可選「SendAllStudentEmails」，再執行便可以。